Stress reduzieren: So reduzieren Sie Stress effektiv

Säubern Sie Ihren Schreibtisch – alles runter!

Dann kommt nur das wieder zurück, was wirklich dringend und wichtig ist. Sie werden sich wundern, was alles nicht sofort angepackt werden muss und später in Ruhe bearbeitet werden kann. Legen Sie zunächst die überflüssigen Akten und Vorgänge in einen Karton neben Ihrem Schreibtisch. Das können Sie später bei freier Zeit abarbeiten. Ihr Schreibtisch sollte übersichtlich bleiben, also bitte auch täglich aufräumen. Trennen Sie sich von erledigten Aufgaben, heften Sie sie ab, weg damit. Werfen Sie Altes, Überholtes weg.

Und noch eins: Wir sind ja alle immer noch ein Volk von Jägern und Sammlern. Mir geht es auch so, ich erliege immer wieder diesem Trieb: Wir lesen Nachrichten, Reportagen, Hintergrundinformationen, Flyer, Broschüren. Dabei lesen wir sie in der riesigen Informationsflut nur kurz an, finden sie interessant, haben aber im Moment keine Zeit für intensives Befassen mit der Materie. Was passiert? Richtig: Wir sammeln wie früher bei der alten Tageszeitung reißen wir Fragmente raus, heben sie auf – für später Mal, wenn wir Zeit haben. So füllt sich unser Desktop mit allerlei Müll, bis es absolut chaotisch aussieht und unübersichtlich wird. Oder auf unserem Schreibtisch sammeln sich so viele Papiere an – lassen Sie die mal 14 Tage lang liegen und durchforsten Sie die dann. Was glauben Sie, wie viel davon in den Müll kann? Jede Menge! Also lernen Sie, die richtige Auswahl zielgenau zu treffen. Sie müssen entscheiden. Was ist wirklich wichtig und was nur Ihr persönliches Interesse? Ich war einmal Bilder-Manager für einen großen Dax-Konzern.

Ich bekam täglich hunderte Bildserien auf den Tisch und musste in Windeseile die Tops und Flops festlegen – die Guten ins Töpfchen, die Schlechten in den Ausschuss, also was archiviert wurde und was unbrauchbar war. Da lernen Sie, sich schnell festzulegen – nach Hoch- und Querformat, hell und dunkel, Motivwahl, Bildausschnitt und Kreativität. Was passt genau zum Thema des Auftrags und was nicht? Genauso müssen Sie Ihren Schreibtisch aufräumen, Ihre Arbeit organisieren, Ihre Akten bereinigen – sonst gehen Sie unter und machen sich selbst Dauer-Stress. Sie müssen sich trennen können, das ist ganz einfach Überlebenskunst im Job und der Stresskiller schlechthin.

Unterscheiden Sie die vielen Arbeitsvorgänge nach Dringlichkeit. Was brennt an und muss dringend bearbeitet werden? Schaffen Sie Kategorien nach dringlich und wichtig – nicht alles, was wichtig ist, ist auch gleich dringlich. Und umgekehrt auch: Nicht alles, was dringlich erscheint, muss auch wichtig sein. Suchen Sie also nach Aufgaben, die beide Kategorien gleichermaßen vereinen, dann liegen Sie gut. Eine feste Organisation Ihres Tages hilft Ihnen dabei, Stress abzubauen. Feste Zeiten für Email-Abruf und Bearbeitung – dazwischen läuft im Email-Postfach nichts, selbst wenn sich jemand beschwert, dass er nicht unverzüglich bedient wurde. Sie können sogar noch einen Schritt weitergehen und in Ihrem Email-Postfach eine automatisierte Antwort einrichten wie „Bin im Moment in einer wichtigen Besprechung bis 12 Uhr, danach wird Ihre Mail beantwortet“ oder „Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung“.

Ganz wichtig ist es, Ablenkungen zu vermeiden. Allein deshalb schon muss Ihr Schreibtisch aufgeräumt sein. Kein unnützes Spielzeug, keine Stifte-Box in Form einer barbusigen nackten Frau oder eines Muskel-Boys, auch Bilder Ihrer Liebsten sollten Sie nicht ablenken, wenn Sie wichtige und dringliche Vorgänge bearbeiten. Hängen Sie ein Schild an Ihre Tür „Bitte nicht stören“ oder bitten Sie Ihre Sekretärin, im Moment niemanden in Ihr Büro zu lassen.

Auch da gilt: Wichtig und dringlich, etwa wenn der Boss was von Ihnen will, dann ja! Und dennoch platzt einem manchmal der Kopf, der Durchblick geht verloren. Dann gehen Sie sofort für fünf Minuten raus auf die Toilette oder vor die Tür – alles auf Neustart! Denken Sie in diesen Minuten nach, was jetzt wirklich zählt, sortieren Sie sich neu, bekommen Sie einen klaren Kopf – Stress abbauen. Zum Thema Ablenkung passt noch, dass Sie ja in der Regel mit einem PC oder Laptop arbeiten. Kein Internet, kein Smartphone – das sind alles Zeitfresser, die Ihnen eigentlich nur Stress bei der Arbeit bereiten. Sie verdaddeln Ihre Arbeitszeit, während Ihre wichtig und dringlich eingestuften Vorgänge anschmoren.

Versuchen Sie einmal zu errechnen, wie viel Zeit Sie Ihre Emails gekostet haben. Aufschieberitis im Arbeitsleben ist absolut unbefriedigend. Sie macht den Stapel nur noch größer. Auch unangenehme Dinge wie das Gespräch mit dem Chef, komplizierte Aufgaben, nervige Kunden, Meetings müssen erledigt werden. Ändern Sie Ihre Einstellung zu solchen Dingen, indem Sie sich freuen, das erledigt, quasi die Baustellen abgeräumt zu haben. Überwinden Sie Ihren inneren Schweinhund. Denken Sie ganz einfach an die angenehmen Folgen – sie sind erledigt.

Belohnen Sie sich dafür ruhig, denken Sie sich etwas aus, zum Beispiel relaxt abends mit Ihrer Frau/Ihrem Mann fein essen gehen, ein Glas Wein trinken oder den neuesten Kinofilm ansehen. Auch bei solchen unangenehmen Arbeitsvorgängen bewährt sich die Philosophie der kleinen Schritte. Bitten Sie den Chef erst mal nur um einen Termin, dann ist das schon mal eingestielt. Dann bereiten Sie sich auf das Gespräch vor. Haben Sie ständig unangenehme Aufgaben zu erledigen, sind feste Zeiten gut, zu denen man da rangeht, am besten gleich zu Arbeitsbeginn, da ist man frisch und fit, und dann belohnen Sie sich selbst mit den einfachen und schönen Aufgaben des Arbeitsalltags. Manche Experten empfehlen auch eine Not-to-do-Liste. Überlegen Sie sich, was Sie in Zukunft nicht mehr erledigen möchten und müssen. Misten Sie aus: Die Organisation der Weihnachtsfeier gehört ebenso nicht zu Ihrem Pensum wie das Ehrenamt der Kaffeekasse.

Delegieren heißt das Zauberwort und ausmisten. Das sind alles Zeiträuber, kostet Sie dazu noch Nerven und macht Stress. Flurbereinigung nennt man das. Manche Kollegen arbeiten ungestört, während bei Ihnen alles landet. Ändern Sie auch Ihre innere Einstellung. Sie mögen es gut und angenehm finden, immer gefragt zu werden, doch das kann auch zur Last werden. Verzichten Sie auf diese Art von Anerkennung, so gewinnen Sie keinen Blumentopf und bauen vor allem Ihren Stress nicht ab.

Betrachten Sie von jetzt an jede neue Aufgabe, die an Sie herangetragen wird, wie ein Paket von der Post. Schauen Sie genau drauf: Ist es auch wirklich für Sie bestimmt? Will und muss ich das annehmen? Vielleicht brüskieren Sie damit Ihre Kollegen, aber es geht um Ihren Arbeitsablauf, um Ihre Arbeitsorganisation und schließlich um Ihren Stress. Soll doch mal der Kollege, der sonst nie gefragt wird, aber sich immer in die erste Reihe, der wohl organisierten Weihnachtsfeier setzt, mal neue Aufgaben übernehmen. Sagen Sie öfter: „Nicht mein Problem!“ Mono-Tasking statt Multi-Tasking! Sie werden permanent dazu getrieben, gleichzeitig auf mehreren Hochzeiten zu tanzen, zu mailen, zu telefonieren, Briefe abzuzeichnen, Kunden zu bedienen, Kollegen zuzuhören und so weiter.

Wirklich erfolgreiche Menschen konzentrieren sich nur auf eine Sache und machen die echt gut. Der Mensch ist nicht dazu geschaffen, mehrere Sachen gleichzeitig gut zu machen – das führt nur zu Stress. Unser Gehirn kann eigentlich gar nicht zwei Dinge auf einmal gleich intensiv und richtig erledigen.

Dazu ein ganz einfaches Beispiel: Lesen Sie nur mal ein Buch und schalten dazu die Nachrichten im Fernsehen an. Entweder bekommen Sie nur den halben Inhalt des Buches peripher mit oder schnappen nur Bruchteile der News auf – prüfen Sie das mal genau: Wie war das noch im letzten Kapitel des Buchs? Sie erinnern sich kaum, was Sie gerade gelesen haben, geschweige denn im Langzeit-Gedächtnis abgespeichert ist. Wie viele Menschen sind bei dem Flugzeugabsturz – wo eigentlich genau – umgekommen? Und schon merken Sie, wie der Hase läuft: Ihre Konzentration ist dahin, also hören Sie auf mit dem verfluchten Multi-Tasking, dann werden Sie auch wieder richtig gut im Job, und das auch noch stressfrei.

Werden Sie ein glühender Verfechter des Mono-Taskings, ja, und stoßen Sie Ihre Kollegen oder Ihren Chef ruhig auch mal vor den Kopf: „Sorry, im Moment ist das hier wichtiger, das muss jetzt erledigt werden – ich komme gleich!“ Erledigen Sie eins nach dem anderen. Bleiben Sie im Augenblick, im Jetzt, bei der einen Aufgabe, die aktuelle Tätigkeit hat absolute Priorität. Das ist übrigens die beste Methode, sagen Fachleute, abends zufrieden und stressfrei nach Hause zu kommen. Und es ist obendrein ein sehr gutes Gefühl, richtig was geschafft zu haben, und auch wirklich gut seine Aufgabe gemeistert zu haben. So werden Sie richtig effizient.

Übrigens, alles gilt natürlich für jeden Job, auch für selbständige freie Arbeit. Ob Büroarbeit, Verkauf, Lehre und Forschung, handwerkliche Tätigkeiten – überall gibt es Stress, den Sie ähnlich bekämpfen.

Sie sollten sich besser und gut entspannen. Entspannungs-Techniken sind ein hervorragendes Mittel gegen Stress. Manchmal kann man sich nicht ganz dem Stress entziehen. Dann ist es aber wichtig, dass man die Stress-Folgen abmildert. So erhöhen Sie Ihre eigene Belastbarkeit. Lernen Sie, sich wirksam zu entspannen (siehe oben).

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